Costos Reales
Los costos reales son los registros que capturan lo que un proyecto está gastando realmente durante la ejecución.
Qué Incluye un Registro de Costo Real
Sección titulada «Qué Incluye un Registro de Costo Real»- Monto
- Fecha de transacción
- Referencia de proveedor
- Número de factura
- Fecha de factura
- Notas
- Estado de revisión
- Estado de sustanciación
- Vinculación de origen — a un módulo, material, mano de obra, gasto o línea de compromiso
Dos Ejes de Estado Independientes
Sección titulada «Dos Ejes de Estado Independientes»Cada entrada de costo real lleva dos estados separados que se mantienen deliberadamente independientes:
| Eje | Estados | Qué significa |
|---|---|---|
| Revisión | Pendiente → Aprobado / Rechazado |
La decisión de una persona sobre si la entrada se mantiene |
| Evidencia | NecesitaRespaldo / Sustanciada |
Aquello que respalda la entrada — calculado a partir de la entrada misma |
Una entrada puede estar Aprobada y aun así ser NecesitaRespaldo; nunca se combinan en una sola insignia de estado. La revisión es una elección humana (Pendiente, Aprobado, Rechazado), mientras que la evidencia se deriva de la entrada (NecesitaRespaldo o Sustanciada).
Qué Cuenta Como Evidencia Sustanciada
Sección titulada «Qué Cuenta Como Evidencia Sustanciada»Una entrada está sustanciada solo cuando está respaldada por algo que realmente pueda verificarse después:
- un documento adjunto como evidencia; o
- tanto un número de factura como un proveedor.
Un proveedor por sí solo, o un número de factura por sí solo, no es suficiente — cada mitad por separado no nombra nada que pueda verificarse. No se impone un bloqueo estricto sobre las entradas no sustanciadas; simplemente permanecen etiquetadas como NecesitaRespaldo.
Conteo de Visualización vs. Contabilidad de Ciclo de Vida
Sección titulada «Conteo de Visualización vs. Contabilidad de Ciclo de Vida»Debido a que los dos ejes son independientes, Darwin cuenta las entradas de manera distinta según el propósito:
- Totales de visualización y varianza — cuenta toda entrada no eliminada, y se muestra el desglose provisional/sustanciado para que puedas ver ambos.
- Consumo de compromisos y barreras de cancelación — solo cuentan las entradas sustanciadas. Una cifra no revisada o no sustanciada nunca puede consumir una línea de compromiso, cerrar un subcontrato ni impedir la cancelación de un compromiso.
Esto importa porque el resumen no solo muestra un número — impulsa cambios en el estado del compromiso.
Vinculación de Compromisos
Sección titulada «Vinculación de Compromisos»Los costos reales pueden vincularse a líneas de compromiso específicas. Cuando un detalle de costo sustanciado es aprobado contra una línea de compromiso vinculada, los resúmenes del compromiso se actualizan — actualizando su monto real, su monto restante y su estado ParcialmenteConsumido / Consumido.
Flujo de Actividad de Costos
Sección titulada «Flujo de Actividad de Costos»La página Actividad Registrada (menú Mi Organización) fusiona compromisos y costos reales en un único flujo cronológico paginado, filtrable por proyecto, tipo, estado y línea base. Es un registro financiero de lo que se ha registrado — distinto del flujo de Actividad de Organización a nivel de plataforma descrito en Aprobaciones e Historial de Actividad.
Atribución de Costos Asistida por IA
Sección titulada «Atribución de Costos Asistida por IA»Vincular una entrada de costo real a la línea de compromiso correcta puede ser asistido en lugar de totalmente manual. Darwin puntúa cada línea de compromiso elegible contra el detalle de costo según una rúbrica fija — coincidencia de número de orden de compra, coincidencia de proveedor, monto dentro de tolerancia, fecha dentro de ventana y superposición de palabras clave de descripción. Los candidatos por debajo de una puntuación mínima se descartan; los casi empates se muestran juntos en lugar de elegirse automáticamente.
Cuando esa puntuación determinista es débil (sin candidatos, un empate o texto de documento de baja confianza), una capa de IA opcional puede participar para extraer evidencia del PDF de la factura y reordenar el conjunto de candidatos. La IA propone, una persona decide: ningún componente de IA escribe una atribución directamente — una persona siempre acepta o descarta una sugerencia.
Integración con el Aprendizaje
Sección titulada «Integración con el Aprendizaje»La sustanciación alimenta el cálculo de Precisión de Aprendizaje de Módulos: solo los costos reales sustanciados se usan al comparar una contribución estimada contra el costo real. Las entradas no sustanciadas hacen que un punto de datos sea inelegible para la graficación de precisión — por lo que las entradas sin respaldo degradan silenciosamente la calidad de la señal de aprendizaje organizacional.
Mejores Prácticas
Sección titulada «Mejores Prácticas»- Captura los costos reales con la mayor cantidad de contexto de origen posible
- Adjunta un documento, o tanto un número de factura como un proveedor, para que una entrada esté sustanciada
- Vincula los costos reales a las líneas de compromiso relevantes cuando estén disponibles
- Revisa las entradas pendientes antes de tratarlas como costos reales aceptados
- Mantén el puente de compromiso visible: la varianza de aprovisionamiento (compromiso vs. línea base) es separada de la varianza de ejecución (real vs. compromiso)