Registra un costo y revisa una diferencia

Tu proyecto tiene una línea base aprobada. Cuando empiece la obra, registra lo que cuesta ejecutarla y compáralo con lo previsto. Tu equipo decide si una diferencia requiere corregir una receta, cambiar la forma de presupuestar o dejar una explicación.

Usa datos reales en un proyecto real. Si practicas con montos de ejemplo, usa un proyecto identificado como práctica; no agregues costos inventados a los registros de una obra real.

Antes de empezar

• Confirma el proyecto y la revisión aprobada con el responsable de la obra. Si la pantalla de seguimiento no identifica claramente la línea base, compruébala en Resumen del Proyecto antes de sacar conclusiones.
• Ten a mano el monto, la fecha del costo real y su respaldo.
• Confirma quién revisará el costo y quién puede mantener el módulo o la lista de precios afectados.

Si todavía no hay costos reales, vuelve a este ejercicio cuando tengas respaldo. Una línea base preliminar permite seguimiento temprano, pero este recorrido usa la aprobación formal del paso anterior.

1. Registra un costo real

1. Abre Operaciones → Control de Costos.
2. Selecciona el proyecto en Portafolio y abre Grupos de Costos.
3. Agrega una entrada al grupo correspondiente. Ingresa monto y fecha, luego el proveedor, los datos de factura y la explicación que tengas.
4. Selecciona el recurso de origen o la línea de compromiso cuando corresponda.
5. Adjunta un documento de respaldo, o ingresa tanto el número de factura como el proveedor, para que la entrada tenga evidencia comprobable.
6. Guarda y revisa la entrada en el registro de Costos del proyecto. Pide al responsable que la apruebe o rechace.

La revisión y el respaldo son independientes. Una entrada aprobada puede seguir necesitando respaldo. Comprueba ambos estados antes de usar el monto para una decisión. Consulta Costos Reales.

2. Explica la diferencia

Abre Reporte de Varianzas. Compara el presupuesto del grupo con sus costos reales y revisa las vistas provisional y sustanciada. Un costo registrado al principio de la obra, por sí solo, no demuestra que toda la obra terminó por debajo del presupuesto.

1. Elige Explicar en el grupo correspondiente y agrega un hallazgo.
2. Selecciona la causa: precio, cantidad, alcance, ejecución o decisión.
3. Identifica el recurso de origen cuando esté disponible y explica lo ocurrido con base en el respaldo.
4. Revisa cualquier nota redactada por IA antes de guardar. El borrador no decide la causa por ti.

Ejemplo: un grupo presupuestado en $1,000 tiene costos con respaldo por $1,100. Si el proveedor cobró una tarifa mayor por la misma cantidad y alcance, explica los $100 como un cambio de precio. Comprueba primero que no haya cambios de cantidad o alcance.

3. Asigna el trabajo de aprendizaje

Vuelve a la pestaña general Control de Costos → Aprendizaje y busca el hallazgo abierto. Elige Enviar a Aprendizaje, selecciona responsable, prioridad y fecha límite, y crea la solicitud vinculada.

Abre esa solicitud y envíala mediante el flujo habitual. Conserva la explicación y la acción propuesta en sus comentarios y adjuntos.

Crear la solicitud no modifica el catálogo ni los precios. La persona responsable todavía debe investigar y hacer el cambio revisado.

4. Haz el cambio y registra el resultado

Decide qué corresponde según la evidencia:

Resultado	Qué hacer antes de cerrar
Módulo actualizado	Edita la receta correspondiente, revisa el cambio y verifica el módulo de nuevo.
Supuesto documentado	Registra el supuesto o la corrección donde pueda encontrarlo el próximo presupuestista.
Práctica de precios cambiada	Haz el cambio de precios revisado y conserva las listas y estimaciones anteriores.
Varianza aceptada	Explica por qué la diferencia es válida y no requiere un cambio.

Cuando la solicitud vinculada esté lista para cerrarse, elige Completada en su panel de flujo de trabajo. Registra el resultado y una nota; si actualizaste un módulo, confirma cuál. Después comprueba el hallazgo en la vista Resueltos de la pestaña Aprendizaje.

Registrar el resultado no edita la receta ni los precios por ti. Guardar una estimación normalmente conserva sus precios y recetas. Si necesitas cambiar trabajo aprobado, usa una revisión posterior y recalcula explícitamente.

Comprueba qué usará el próximo proyecto

Confirma que el equipo pueda encontrar el hallazgo, su respaldo, la solicitud vinculada y la mejora revisada. Si el módulo fue afectado, su pestaña Aprendizaje muestra el registro relacionado.

Cada obra le enseña a la siguiente. Tu equipo decide qué conservar.

➡️ Reutiliza tu trabajo en un segundo proyecto